Merci de votre engagement envers la Fondation québécoise du cancer! Votre appui nous permettra d’offrir nos services à plus de personnes touchées par le cancer, à travers le Québec.

Voici quelques éléments à considérer avant d’entreprendre l’organisation d’une activité de collecte de fonds. Une bonne planification est gage de succès et vous évitera de mauvaises surprises.

Choisissez un concept

Discutez avec vos amis, votre famille ou vos collègues pour trouver la formule d’activités qui vous conviendra le mieux. Pensez à l’objectif financier que vous désirez atteindre, au réseau nécessaire, aux ressources disponibles et au temps que vous pouvez y consacrer. Vous devrez soumettre à la Fondation le formulaire dûment rempli avant de débuter votre activité. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à communiquer avec le centre régional le plus près de chez vous : Montréal, Québec, Estrie, Outaouais, Mauricie.

Préparez un échéancier

Assurez-vous de ne pas organiser une activité au même moment qu’une autre semblable dans votre région et qui concurrencerait directement la vôtre. Après avoir fixé la date de l’événement, identifiez toutes les étapes qui seront nécessaires à sa réalisation. Ceci vous permettra d’identifier les ressources humaines dont vous aurez besoin pour vous épauler à chacune des étapes.

Planifiez votre budget

Identifiez toutes vos possibilités de revenus. En plus de la vente de billets ou de la contribution des participants, voyez si des commerces ou des entreprises pourraient vous commanditer en argent ou en biens. Répertoriez toutes les dépenses afférentes à votre activité y compris la publicité.

Faites l’inventaire du matériel

Identifier tout le matériel nécessaire à la préparation de votre activité (nourriture, boissons, chaises, tables, équipement technique, formulaires d’inscription, trousse de premiers soins, etc.)

Obtenez les permis

Si vous prévoyez offrir de l’alcool ou faire un tirage, vous devez vous-même obtenir les permis en vous adressant à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ).

Déterminez le lieu de votre activité

Évaluez l’accessibilité du lieu de votre activité et obtenez les permissions requises de la ville si nécessaire.

Définissez votre public cible

Identifiez les groupes de personnes susceptibles d’être intéressées par votre activité et constituez un comité de vente diversifié qui pourra rejoindre votre public cible.

Préparez votre plan de promotion et de visibilité

Parlez de votre événement au plus de gens possible. Billets, textes et matériel promotionnel peuvent vous aider. Nous serions fiers de voir notre logo et notre nom figurer sur les documents de votre activité, une fois approuvée. Nous pouvons également vous fournir d’autre matériel comme une bannière.

N.B. Toute publicité effectuée pour l’événement – médias écrits (journaux, affiches, outils de communications) ou électroniques (radio, TV, Web, facebook) – doit d’être approuvée par la Fondation québécoise du cancer.

Collecte de fonds

Assurez-vous d’être à jour dans votre collecte de fonds et d’obtenir les noms et adresses de vos donateurs si des reçus d’impôts sont prévus. Confiez la tâche à une personne de confiance pour la cueillette des fonds et la tenue des finances. Assurez-vous de vérifier l’admissibilité d’un reçu à des fins fiscales et de valider au préalable le montant du reçu avec la Fondation québécoise du cancer.

N.B. La Fondation québécoise du cancer n’avancera pas de fonds pour la réalisation de l’événement et n’est aucunement responsable des engagements pris par la ou les personnes responsable(s) de l’événement.

Remise des fonds à la Fondation québécoise du cancer

Les sommes recueillies en argent comptant ou en chèque doivent être remises à la Fondation dans les 30 jours suivant l’activité.

Nous espérons que ces conseils vous seront utiles dans la préparation de votre activité et nous vous souhaitons un bon succès. La Fondation sera heureuse de recevoir la soumission de votre projet.

Merci!

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